No desplegar los valores cero en una hoja de Excel 2003

Hay ciertas hojas de cálculo, que contienen demasiados ceros en las celdas, y por supuesto valores en otra celdas; esto no permite ver o identificar cuales registros realmente tienen valor; entonces podemos decirle a Excel que no despliegue las celdas que contienen un cero en ellas:

1. Haga clic en Herramientas/Opciones
2. En la pestaña Ver desactive el casillero Valores cero
3. Haga clic en Aceptar

Buscar archivos o contenido en Windows 7

Windows 7 incorpora un sistema de búsqueda instantánea al que puede acceder de dos formas:

Búsqueda en todo el equipo: Haga clic en el botón Iniciar, en el campo Buscar programas y archivos ingrese un término o nombre de carpeta o nombre de archivo que desee buscar.

Búsqueda en una carpeta específica: Abra el Explorador de Windows, abra la carpeta en la que desea realizar la búsqueda, en el campo Buscar nombre de la carpeta, ingrese un término o nombre de carpeta o nombre de archivo que desee buscar.

Ejemplos de búsquedas:

• *.doc (Busca y despliega todos los documentos de Word versión 2003)
• *.docx (Busca y despliega todos los documentos de Word versión 2007 o 2010)
• *.doc* (Busca y despliega todos los documentos de Word versión 2003, 2007 o 2010)
• congreso (Busca y despliega todas las carpetas, nombres de archivos o archivos que contienen el término, que en este caso es congreso
• congreso -xls -ppt (Busca y despliega todas las carpetas, nombres de archivos o archivos que contienen el término congreso, pero se excluye de la búsqueda los archivos de Excel y PowerPoint)
• c?jas (Busca y despliega todas las carpetas, nombres de archivos o archivos que contienen la palabra que comienza con c, luego tiene cualquier carácter, y finaliza con jas, ejemplo cajas, cejas, cojas, etc.

Estructurar un documento en Word – 2003, 2007, 2010

El esquema de Word, es la mejor manera para organizar y estructurar un documento extenso, como puede ser una tesis, un libro, un manual.

En la barra de estado de Word, haga clic en el icono Esquema (por lo general se encuentra en el extremo derecho, junto con los iconos Diseño de impresión, Lectura de pantalla completa, etc.)

Al entrar en modo de esquema, se activa la barra de Esquema que contiene los iconos para degradar o promover el texto, y de esta manera organizarlo por temas o capítulos.

Una vez que ha degradado o promovido el contenido, se crean hasta 9 niveles, que los puede expandir o contraer.

Al crear los niveles que ha su vez tienen otros subniveles o también texto regular, puede mover todo un nivel en sentido vertical.

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Cambiar la alineación de la numeración en Word 2007 o 2010

En Word 2007 o 2010, cuando aplica la numeración a una lista, esta se alinea por defecto a la izquierda.

Para cambiar la alineación a la derecha, haga lo siguiente:

1. Seleccione el texto que contiene la numeración
2. Sobre la selección presione el botón derecho del mouse
3. Seleccione el comando Numeración/Definir nuevo formato de número…
4. En la ventana Definir nuevo formato de número seleccione en el campo Alineación: Derecha

Crear gráficos en Excel 2007 / 2010

Una vez que ha creado un cuadro de resumen, es muy fácil crear un gráfico:

1. Haga clic en cualquier celda del cuadro de resumen
2. Presione simultáneamente las teclas Alt+F1

   

3. Se crea el gráfico por defecto definido en Excel
   Por lo general se crea el gráfico de barras vertical o Columna agrupada

Insertar objeto de Excel en Word o PowerPoint – 2010

Es común que tengamos que incorporar información de hojas de cálculo, en documentos de Word o de PowerPoint.

Este concepto se conoce como insertar objeto, hagámoslo:

1. Abra Word o PowerPoint
2. Haga clic en el lugar del documento o diapositiva donde desea crear un objeto de Excel
3. Haga clic en Insertar/Tabla/Hoja de cálculo de Excel

   

4. Ahora ya puede trabajar en crear un cuadro de Excel dentro de Word o PowerPoint
   Mire como la cinta de Opciones cambio a Excel
5. Cuando haya terminado de trabajar en Excel, haga clic afuera del objeto
   La cinta de Opciones regresa a Word o PowerPoint
6. Si desea editar o cambiar algún dato de Excel, haga doble clic en el objeto

Google Docs – Formatos aceptados para importación

Cuando dispone de una cuenta Gmail, puede guardar y editar en línea documentos en su cuenta.

Estos son los nuevos formatos aceptados, que ahora incluye las versiones de formatos de archivos de Microsoft Office 2007 y 2010:

• Para hojas de cálculo: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
• Para documentos: .doc, .docx, .html, plain text (.txt), .rtf
• Para presentaciones: .ppt, .pps, .pptx
• Para dibujos: .wmf
• Para OCR: .jpg, .gif, .png, .pdf

Hotmail y la seguridad

Lamentablemente descubrí que cuando se accesa a Hotmail desde un computador y por error se deja abierta la sesión, esta nunca se cierra; si hace lo mismo en otro computador, tampoco se cierra, y en un momento dado, tiene varias sesiones de Hotmail abiertas en varias computadoras, causando esto un problema grave de seguridad, por lo que recomiendo que siempre verifiquen las sesiones abiertas de Hotmail, haciendo lo siguiente:

1. Ingrese a Hotmail
2. Haga clic en la flecha al lado de su nombre
3. Haga clic en el comando Desconectar de todos los lugares

Cambiar el lugar de los subtotales en una tabla dinámica – Excel 2010

Una vez creada una tabla dinámica en Excel 2010, podemos cambiar el lugar dentro de la tabla dinámica, donde queremos se presenten los subtotales:

1. Haga clic en la tabla dinámica
2. Haga clic en la pestaña Diseño
3. Luego haga clic en el icono Subtotales

Seleccione:

• No mostrar subtotales
• Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo
• Mostrar todos los subtotales en la parte superior del grupo

Ajustar impresión a una página de ancho en Excel 2010

Queremos imprimir un archivo compuesto de varias columnas y varias decenas de filas, pero necesitamos que las columnas se impriman en el ancho de la página:

1. Haga clic en Archivo/Imprimir
2. Haga clic en Configurar página
3. Haga clic en la pestaña Página
4. En el campo Ajustar a ingrese 1 y en el campo siguiente ( por …. de alto) deje en blanco el campo
5. Haga clic en Aceptar
6. Imprima el documento

Si desea que sea más legible al impresión considere cambiar la orientación del papel a Horizontal y seleccione sólo las columnas que realmente necesita imprimir